Privacyinstellingen en AVG
Als vereniging beschik je over een hoop gegevens van je leden. Soms is het handig als gegevens zoals telefoonnummer en e-mailadres gedeeld kunnen worden. Als bestuur wil je bijvoorbeeld dat deze gegevens snel op de website te vinden zijn, en als commissielid wil je misschien dat ingelogde leden jouw contactgegevens kunnen bekijken. Om aan de wensen van elke individuele gebruiker te voldoen, werken we met privacyinstellingen.
Conform de AVG biedt Club-assistent in het volledige pakket de mogelijkheid aan om een formulier waarmee leden verzoeken kunnen sturen naar de vereniging, voor het inzien van privacy gegevens en eventueel het verwijderen daarvan. Hiervoor kun je linken naar https://{JOUW_WEBSITE}/avg. Bijvoorbeeld https://www.vvdemo12.nl/avg
Conform de AVG biedt Club-assistent in het volledige pakket de mogelijkheid aan om een formulier waarmee leden verzoeken kunnen sturen naar de vereniging, voor het inzien van privacy gegevens en eventueel het verwijderen daarvan. Hiervoor kun je linken naar https://{JOUW_WEBSITE}/avg. Bijvoorbeeld https://www.vvdemo12.nl/avg
De verschillende privacyinstellingen
Het telefoonnummer en e-mailadres van een lid kunnen worden getoond op de website en in de app, bij commissies en teams. Met deze instellingen bepaal je voor wie deze gegevens zichtbaar zijn. De volgende instellingen zijn beschikbaar:
Deze instellingen kunnen op zowel via MyClub als Club-assistent worden aangepast.
| Altijd tonen | Toon deze gegevens voor alle websitebezoekers en appgebruikers. |
| Alleen voor ingelogde leden | Toon deze gegevens alleen voor ingelogde websitebezoekers en ingelogde appgebruikers. |
| Alleen voor ingelogde teamleden /commissieleden | Toon deze gegevens alleen voor ingelogde team- en commissieleden van de desbetreffende persoon. |
| Alleen voor ingelogde (team) stafleden | Toon deze gegevens alleen voor ingelogde stafleden van de desbetreffende persoon. |
Deze instellingen kunnen op zowel via MyClub als Club-assistent worden aangepast.
Tonen van namen teamleden
Daarnaast kun je via "Club-assistent > Instellingen > Clubinstellingen > Teams trainingen en wedstrijden > Teams overzicht en detail pagina" de volgende 2 dingen instellen:
- Tonen teamleden
- Tonen stafleden
Standaardinstellingen voor ledenimport
Wanneer je net met Club-assistent start, is het handig om een standaardinstelling te hebben voor het tonen van lidgegevens. Voer daarom de volgende stappen uit voordat je je ledenlijst importeert:
- Ga in Club-assistent naar Instellingen en klik bovenin de balk op Clubinstellingen.
- Scroll op het tabje 'Algemene instellingen' naar beneden tot je het kopje 'Overige instellingen' tegenkomt. Onder dit kopje vind je de subkop 'Privacy settings standaard waardes'.
- Selecteer hier voor alle contactgegevens de standaard privacyinstellingen.
- Klik rechts onderin op opslaan om je nieuwe instellingen toe te passen.
Privacyinstellingen aanpassen via Club-assistent
Via de ledenadministratie kun je per lid de privacyinstellingen aanpassen. Hoe je dat doet lees je in de tutorial Lidgegevens bewerken.
Privacyinstellingen aanpassen via MyClub
Elk lid kan zijn eigen privacyinstellingen aanpassen via de MyClub pagina. Daarvoor ga je naar de website, klik je bovenaan de pagina op 'Inloggen' en vul je vervolgens je inloggegevens in. Zodra je bent ingelogd, klik je onder je pasfoto op 'Privacyinstellingen'. Er opent nu een pagina met de privacyinstellingen voor al je gegevens. Wijzig deze naar jouw wens en klik vervolgens onderaan op 'Opslaan' om je instellingen op te slaan.
In de app vind je de optie voor aanpassen van de privacy instellingen onder de profiel aanpassingen.
In de app vind je de optie voor aanpassen van de privacy instellingen onder de profiel aanpassingen.
Opschonen van leden
Onderdeel van de privacy statement van de club is over het algemeen de termijn waarop je de leden in je administratie houd.
Als een lid opzegt en verzoekt tot verwijderen van de gegevens dan doe je dan per omgaande. In andere gevallen zul je een afmelddatum invullen en de status naar afgemeld zetten.
Het lid verdwijnt daarmee naar het archief. Handig om uit te nodigen bij de reünie maar na voor hoeveel jaar is dat gerechtvaardigd.
Binnen Club-assistent kun je instellen na hoeveel jaar het automatisch verwijderen van leden uit het archief plaatsvindt.
Ga naar Instellingen --> club-instellingen --> Algemene instellingen -->
Instellingen voor ledenadministratie --> Automatisch verwijderen o.b.v. afmelddatum
Maak hier een keuze op de opties (niet verwijderen, na 6 maanden of na x jaar).
Indien je niks instelt wordt er niks verwijderd.
De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het volgen van de AVG voorwaarden.
Club-assistent faciliteert deze mogelijkheden.
Meer informatie omtrent AVG
Als een lid opzegt en verzoekt tot verwijderen van de gegevens dan doe je dan per omgaande. In andere gevallen zul je een afmelddatum invullen en de status naar afgemeld zetten.
Het lid verdwijnt daarmee naar het archief. Handig om uit te nodigen bij de reünie maar na voor hoeveel jaar is dat gerechtvaardigd.
Binnen Club-assistent kun je instellen na hoeveel jaar het automatisch verwijderen van leden uit het archief plaatsvindt.
Ga naar Instellingen --> club-instellingen --> Algemene instellingen -->
Instellingen voor ledenadministratie --> Automatisch verwijderen o.b.v. afmelddatum
Maak hier een keuze op de opties (niet verwijderen, na 6 maanden of na x jaar).
Indien je niks instelt wordt er niks verwijderd.
De vereniging is zelf verantwoordelijk voor het volgen van de AVG voorwaarden.
Club-assistent faciliteert deze mogelijkheden.
Meer informatie omtrent AVG
Leden kunnen alles van elkaar zien
Heb je het idee dat leden alle informatie van elkaar kunnen zien? Dan is er een grote kans dat de privacy instellingen nog niet goed staan ingesteld.
Ga voor jezelf na welke leden, welke gegevens mogen inzien. Verder naar boven op deze pagina staan de mogelijke waardes onder het kopje De verschillende privacyinstellingen.
Heb je dit aangepast, maar is het nog steeds inzichtelijk? Controleer dan of het lid dat alles in kan zien, is ingedeeld in een commissie. Staat bij de commissie ingesteld dat team gegevens mogen worden ingezien en of aangepast, dan mag dit lid de gegevens inzien.
Staan de instelingen uit bovenstaande tekst juist ingedeeld, maar wordt er toch iets getoond wat niet de bedoeling is?
Maak dan een support ticket aan en geef hierin aan om welk lid dit gaat.
Ga voor jezelf na welke leden, welke gegevens mogen inzien. Verder naar boven op deze pagina staan de mogelijke waardes onder het kopje De verschillende privacyinstellingen.
Heb je dit aangepast, maar is het nog steeds inzichtelijk? Controleer dan of het lid dat alles in kan zien, is ingedeeld in een commissie. Staat bij de commissie ingesteld dat team gegevens mogen worden ingezien en of aangepast, dan mag dit lid de gegevens inzien.
Staan de instelingen uit bovenstaande tekst juist ingedeeld, maar wordt er toch iets getoond wat niet de bedoeling is?
Maak dan een support ticket aan en geef hierin aan om welk lid dit gaat.